سیاست‌های دسترسی به ارسال رایانامه در سامانه پیام‌رسان دانشگاه

به منظور صیانت از اطلاعات تماس کاربران دانشگاه و تضمین به روز ماندن این اطلاعات، واحدهای دانشگاهی در صورت داشتن مجوزهای لازم تنها از طریق سامانه پیام‌رسان دانشگاه تهران می‌توانند اقدام به ارسال رایانامههای سازمانی به گروه‌های مختلف دانشگاه مانند اعضای هیئت علمی، دانشجویان و کارکنان نمایند. لیست گروه کاربران مخاطب را می‌توان به دو طریق واردکردن آدرس مخاطبین به‌صورت اکسلی، و یا انتخاب فیلترهای مناسب از بین فیلترهای موجود در این سامانه تعیین نمود. لازم به ذکر است، اطلاعات تماس کلیه کاربران به صورت برخط و از طریق سامانه انتشار تغییرات دانشگاه از سامانه‌های مرجع بروز می‌شوند.

سند پیش رو جهت تبیین سطوح ارسال رایانامه به کارکنان، اعضای هیئت علمی و دانشجویان در واحدهای مختلف دانشگاه و روال ایجاد دسترسی به این بخش ایجاد گردیده است.

۱-۱- سیاست‌های ارسال رایانامه

سطوح دسترسی جهت ارسال رایانامه به کارکنان، اعضای هیئت علمی و دانشجویان برای واحدهای مختلف دانشگاه در جدول ۱ شرح داده شده است.

امکان ارسال پیامک به   واحدها		کل دانشجویان دانشگاه	کل اعضای هیئت علمی دانشگاه	کل کارمندان دانشگاه[۲]	دانشجویان واحد	اعضای هیئت علمی واحد	کارمندان واحد
نام حوزه	واحد سازمانی
حوزه ریاست	اداره کل حوزه ریاست و روابط عمومی	ü	ü	ü	-	-	-
	سازمان خدمات دانشجویی	üõ	-	-	-	-	ü
	سازمان توسعه و سرمایه‌گذاری	-	ü	ü	-	-	-
	مرکز ارزیابی کیفیت	üõ	üõ	üõ	-	-	ü
معاونت بین‌الملل	اداره کل برنامه‌ریزی و همکاری‌های بین‌المللی	ü	ü	ü	-	-	-
معاونت آموزش	اداره کل برنامه‌ریزی و نظارت آموزشی	ü	üõ	-	-	-	ü[۳]
	اداره کل آموزش‌های الکترونیکی	üõ	üõ	üõ	-	-	-
	اداره کل خدمات آموزشی	üõ	üõ	-	-	-	ü[۴]
معاونت پژوهش	اداره کل برنامه‌ریزی و نظارت پژوهشی	ü	üõ	-	-	-	ü
	اداره کل خدمات پژوهشی و انتشارات	üõ	üõ	õ	-	-	ü
	کتابخانه مرکزی، مرکز اسناد و تأمین منابع علمی	üõ	üõ	üõ	-	-	ü
معاونت فرهنگی	اداره کل امور فرهنگی و اجتماعی	ü	ü	ü	-	-	-
معاونت برنامه ریزی و فناوری اطلاعات	اداره کل برنامه، بودجه و تحول سازمانی	-	üõ	üõ	-	-	-
	مرکز فناوری اطلاعات و فضای مجازی	üõ	üõ	üõ	-	-	-
معاونت اداری مالی	اداره کل منابع انسانی	-	üõ	üõ	-	-	-
	اداره کل امور رفاهی	-	üõ	üõ	-	-	-
	اداره کل مالی	-	üõ	üõ	-	-	-
	دفتر حقوقی	-	ü	ü	-	-	-
	اداره کل طرح‌های عمرانی و پشتیبانی	-	ü	ü	-	-	-
نهاد رهبری		-	ü	-	-	-	-
پردیس‌ها و دانشکده‌ها (طبق جدول ۲)		-	-	-	ü	ü	ü
واحدها، مراکز و مؤسسات (طبق جدول ۲)		-	-	-	ü	ü	ü

 

 

---

 [۱]علامت ü نشان‌دهنده دسترسی به پنل و علامت õنشان دهنده مجوز ارسال رایانامه از طریق وب‌سرویس است.

[۲] کل کارمندان شامل پرسنل دانشگاه و اعضای هویت موقت می‌شود.

[۳] این دسترسی شامل کارمندان اداره کل خدمات آموزشی و کارمندان آموزش پردیس / دانشکده‌ها است.

[۴] این دسترسی شامل دبیران پژوهشی و دبیر نشریات در پردیس / دانشکده‌ها می‌باشد.

سایر واحدهای متقاضی ارسال رایانامه عمومی باید محتوای رایانامه و لزوم ارسال آن به گروه مورد نظر خود را به روابط عمومی دانشگاه اعلام نمایند تا بر اساس آئین نامه ارسال رایانامه عمومی نسبت به ارسال یا عدم ارسال آن تصمیم‌گیری و اقدام نماید.

روال صدور مجوز استفاده از پنل ارسال رایانامه (مطابق شکل ۱)

۱-۲-۱- مراحل ایجاد دسترسی

۱- در صورتی که رایانامه هویت حقوقی دارید:

۱-۱- واحد متقاضی با مراجعه به آدرس http://ims.ut.ac.ir/، نسخه چاپی امضا شده نامه درخواست دسترسی به بخش ارسال رایانامه (پیوست ۱) و تعهدنامه استفاده از این بخش (پیوست ۲) را دریافت و فایل اسکن شده فرم‌ها را از طریق سامانه دبیرخانه و گردش مکاتبات و نسخه چاپی امضا شده آن را که توسط بالاترین مقام مسئول واحد تکمیل گردیده، برای مرکز فناوری اطلاعات و فضای مجازی ارسال می‌‌نماید.

۱-۲- پس از تأیید رئیس مرکز فناوری اطلاعات و فضای مجازی، حساب کاربری بر اساس رایانامه هویت حقوقی برای نماینده معرفی شده، ایجاد می‌گردد.

۲- در غیر این‌صورت ایجاد حساب کاربری مستلزم ایجاد رایانامه هویت حقوقی است:

برای دریافت رایانامه هویت حقوقی از طریق سامانه گردش مکاتبات از مسیر «کارتابل٫ فرم‌ها٫ فرم هویت حقوقی» فرم را تکمیل و پس از دریافت رایانامه هویت حقوقی مطابق مراحل بالا عمل می‌نماید. (راهنمای دریافت رایانامه هویت حقوقی نیز از این مسیر قابل دسترسی است). هم‌چنین الگوی مورد تأیید برای نشانی‌های هویت حقوقی برای واحدهای مختلف در جدول ۲ قابل مشاهده است.

جدول ۲- الگوی تأیید رایانامه هویت حقوقی به تفکیک واحدهای مختلف دانشگاه

ردیف	واحدها	الگوی مورد استفاده
۱	ریاست واحد / دانشکده / پردیس‌ها	dean
۲	معاونت آموزشی	academics
۳	معاونت پژوهشی	research
۴	معاونت دانشجویی	stu
۵	روابط عمومی	pubrel
۶	امور بین الملل	ia
7	کتابخانه	lib
۸	مرکز کامپیوتر	it
۹	دفتر آموزش و تحصیلات تکمیلی	gradoffice grad
۱۰	مرکز آموزش‌های آزاد	edu
۱۱	آزمایشگاه مرکزی	centrallab

تبصره: ارسال رایانامه بر اساس داده‌های موجود و فیلترهای تعریف‌شده جهت مشخص‌کردن مخاطبین رایانامه (دانشجویان، کارکنان، اعضای هیأت علمی) انجام می‌شود. در صورت عدم وجود داده‌های مورد‌نظر در سامانه، ارسال رایانامه از طریق فایل اکسل نیز امکان‌پذیر است که مستلزم درخواست رسمی از جانب بالاترین مقام مسئول واحد به مرکز فناوری اطلاعات و فضای مجازی و تأیید ایشان می‌باشد.

۱-۲-۲- میزان ارسال رایانامه

هر کاربر متناسب با سطح ٫سطوح دسترسی و بر اساس دسته‌بندی جدول ۳ مجاز به ارسال رایانامه خواهد بود.

جدول ۳- دسته‌بندی کاربران برای تعیین سقف مجاز رایانامه

دسته	حداکثر تعداد مجاز در روز
الف – ستاد، پردیس‌ها	۳۰۰۰۰
ب – دانشکده‌ها (مستقل یا ذیل پردیس) و گروه‌های آموزشی	۱۰۰۰۰
ج- بقیه واحدها	۵۰۰۰