سامانه دبیرخانه و گردش مکاتبات

تعداد بازدید:۴۰۹
سامانه دبیرخانه و گردش مکاتبات که به نام سامانه اتوماسیون اداری نیز شناخته می شود یکی از پرکاربرد ترین سامانه های موجود در دانشگاه است  که در سال 1383 با هدف  تسهیل و الکترونیکی نمودن مکاتباتی که پیش از این به صورت دستی و نوشتاری انجام می شد راه اندازی گردید و طی این مدت با توجه به نیازمندی های دانشگاه به صورت مرتب با نسخه های جدید برزرسانی شده است..
این سامانه در راستای ایجاد زیرساخت لازم برای رسیدن به اهداف کلان راهبردی دانشگاه با حذف کاغذ، برچیدن روش های سنتی و سازماندهی ارتباط با پرونده های الکترونیکی دانشگاه باعث سرعت بخشیدن به امور اداری، افزایش ضریب اطمینان و دقت و سازماندهی اسناد شده است و به طور خاص در راستای راهبرد «حفظ محیط زیست و حرکت به سوی دانشگاه سبز» و نیز «گسترش محیط حمایتی» گام برداشته است. 
در این سامانه ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی انجام می پذیرد، امور دبیرخانه واحد های مختلف دانشگاه با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و کاربری آسان مدیریت می¬گردد و در صورت نیاز تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.
اطلاعات افراد از سامانه پرسنلی و به صورت خودکار در این سامانه بروزرسانی می شود و قابلیت ارتباط با سامانه هایی چون سامانه جامع آموزش دانشگاه تهران و سامانه پرونده الکترونیکی دانشجویان و کارکنان نیز در قالب رویه های مشخص پیاده سازی شده است.
کاربران این سامانه همه اعضای هیات علمی، کارکنان و مدیران اجرایی دانشگاه هستند و بهره بردار سامانه اداره کل برنامه ریزی و تحول سازمانی است.

 

مزایاو امکانات سامانه:

تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان اعم از : اشخاص، شرکت ها، ادارات و …

ایجاد گروه ارسال و تنظیم دسترسی های مربوط به آن

تعریف و فعال نمودن امضا در اتوماسیون اداری

ایجاد دسترسی تفویض اختیار

قابلیت تعریف بایگانی شخصی و عنوانی

ایجاد کارتابل مسئول ثبت و دفتر ثبت

امکان ثبت نامه ها و پیوست های یک نامه اعم از : عطف، پیرو، و …

امکان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه 

آدرس سامانه :  https://eoffice.ut.ac.ir

کلید واژه ها: سامانه دبیرخانه و گردش مکاتبات اداری مالی