اخبار و رویدادها اخبار و رویدادها

بایگانی پرونده ها به صورت تمام الکترونیکی

سامانه‌های پرونده الکترونیکی به منظور ذخیره سازی و نگهداری از اسناد به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. به عبارت دیگر سامانه‌های پرونده الکترونیکی نقش بایگانی‌ها را در فضای مجازی ایفا می‌کنند. در این سامانه‌ها نیز کاربران با پرونده و سند سر و کار دارند، اما با این تفاوت که پرونده‌ها و اسناد به صورت الکترونیکی و در قالب اطلاعات ذخیره شده بر روی رایانه‌ها هستند.

طبیعی است هدف از ایجاد و استفاده از سامانه‌های پرونده الکترونیکی با بایگانی‌های فیزیکی یکسان است، اما در پرونده‌های الکترونیکی با توجه به ماهیت سامانه‌های رایانه‌ای، تسهیلات و امکانات بیشتری در اختیار کاربر قرار می‌گیرد و بویژه محدودیت‌های نگهداری از حجم بالای اسناد تا حد زیادی مرتفع می‌شود.

البته باید در نظر داشت که در این سامانه‌ها حساسیت‌های مربوط به تشکیل و نگهداری از پرونده‌ها نه تنها کمتر نمی‌شود، بلکه نسبت به بایگانی‌های فیزیکی نیازمند برخورداری از دقت نظر بیشتری نیزهستند.

به طور کلی در هر سامانه پرونده الکترونیکی فرایندهای اصلی زیر جریان دارد:

- ایجاد) افزودن (پرونده و سند

- اصلاح اطلاعات پرونده و سند

- مشاهده محتویات پرونده و سند

- حذف پرونده و سند

افراد با توجه به سطح دسترسی تعیین شده، قادر به انجام یک یا چند مورد از فرایندهای فوق هستند. 

summary-address :